在工作中，由於許多待辦事項需要向主管確認後才能執行，但當我們終於抓住繁忙不已的主管時，卻常常發現遺漏了某些本應確認的事項；在生活中，雖然有購物清單，卻常在購物後回家才發現漏買了幾項生活必需品。

面對這些狀況，我們常常會自責，覺得自己笨或不夠用心。但實際上，這不是智力或專注力的問題，我們只是缺乏一個系統性的方法來管理那些不需要立即採取行動處理的訊息。

此外，建宏也提供了一種資料命名的方法作為參考：「時間（編碼）- 分類/標籤 - 檔案名稱」。例如「20240121 - Paperless Contract - 蔬菜運動中心 2024 年會員合約」。

透過這種命名方式，你可以便利地透過日期和分類找到相關資料，不用想破頭回憶當時檔案名稱的關鍵字。

●｜檔案的虛實整合

即使現代社會鼓勵環保，推崇使用數位化文件，但許多重要資料（如合約）仍以紙本形式存檔。對於這些要放入參考系統的實體文件，同樣需要良好的管理。

建宏建議將這些文件透過翻拍（有許多 App 可以使用，但仍要注意安全性），並依照前述的系統性命名方法將檔案上傳至參考系統。同時，在實體文件上也應做好標記（如將文件編號設為 20240121）。未來當你需要找到某個檔案時，可以先透過線上歸檔的檔案作為 #索引，進而迅速找到實體文件。例如，透過搜索「Contract」分類或「蔬菜健身房合約」，找到檔案（假設檔案名為：20240121 - Paperless Contract - 蔬菜運動中心 2024 年會員合約），你就可以很快找到原始的實體檔案，不用再翻箱倒櫃找出來！

良好的參考系統管理可以幫助你有效地存儲不需立即處理的訊息，未來在尋找重要資訊時節省大量時間和精力，讓你可以將精力集中在真正重要的事情上，避免因遺漏資訊而造成的後續麻煩和遺憾。

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