上一集建宏和我們分享時間管理的三駕馬車管理收信夾的觀念。這次我們就要進一步討論，當訊息進來之後，我們應該要如何管理？如何進行下一個動作？幫助我們更能好好處理每一個訊息，而不會讓我們面對四面八方來的訊息時手忙腳亂。
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否
將訊息規劃至第三駕馬車：參考系統。
●｜事務管理系統
事務管理系統最重要的核心是：讓你的訊息做好管理，並且把多如牛毛的待辦事項、計畫做好管理，確實按部就班完成每一件事情。
把訊息進來後，經過評估需要發展成計畫時，並透過確實的「外部化」每一個待辦事項，我們就可以發展成週計畫、月計畫、季計畫和年計畫。
這時候，你就可以看見你整個計畫的執行藍圖，同時又有平行互見表（月/季/年計劃表，參考 Ep.93）的視覺化呈現，你既不會被海量的訊息打亂做事的節奏，更不會失去執行計畫的方向性。
●｜為在 “Todoist*” 中的待辦事項建立標籤
為每一個待辦事項建立 3 個標籤，助你高效管理每個待辦事項：
對象（人）或地點：協作或相關的對象或地點為何？
需要時間：需要多少時間？
執行精力：需要多少精力、專注度（高、中、低）？
別忘了每個待辦事項都必須保持「清楚明晰、具體可行」。
一開始執行這個設立標籤的動作可能會覺得有壓力，然而一旦習慣這個執行步驟後，會加速你對於每個待辦事項的判斷能力，並且能立即為每個待辦事項加上標籤。
*Todoist 為一個管理任務和待辦事項的軟體
總而言之，藉由有意識地管理訊息，並且將每個需要執行的事項外部化，再透過系統性的方式來規劃、管理和執行每個待辦事項與計畫，你就不容易遺漏或用沒有效率的方式在執行每一件事情。
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